ΘΕΜΑ: Περιορισμός του αριθμού των οργανικών μονάδων των δημοσίων υπηρεσιών (υπουργείων, γενικών και ειδικών γραμματειών και των νπδδ)

1. Όπως γνωρίζετε είναι σε εξέλιξη ένα ευρύτερο πρόγραμμα αναδιοργάνωσης των δημοσίων υπηρεσιών το βασικό πλαίσιο του οποίου τίθεται ιδίως από το άρθρο 35 του πρόσφατου νόμου 4024/2011 (Α' 226).

Δεδομένων όμως των δημοσιονομικών εξελίξεων, των δυσλειτουργιών που παρατηρούνται και της ανάγκης υλοποίησης των οργανωτικών διατάξεων των νόμων 3943/2011 (Α'66) και 3979/2011 (Α'138), επιβάλλεται η άμεση λήψη μέτρων για τον περιορισμό κατά 30% των υπηρεσιακών μονάδων των υπουργείων, των γενικών και ειδικών γραμματειών και των νπδδ (σχετική με το θέμα η από 15 Σεπτεμβρίου 2011 επιστολή του Υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης προς όλους τους υπουργούς).

Στο πλαίσιο αυτό πρέπει τα υπουργεία, με ευθύνη των γενικών γραμματέων, να συντάξουν σχέδια νομοθετικών ρυθμίσεων, λαμβάνοντας υπόψη και τις εκτιμήσεις των οικείων Επιτροπών Αναδιοργάνωσης της παρ. 1 του άρθρου 35 του ν. 4024/2011 (Α'226), με τα οποία να καταργούνται ή να συγχωνεύονται υπηρεσιακές μονάδες του υπουργείου, των υπαγόμενων σε αυτό αυτοτελών υπηρεσιών και των εποπτευόμενων νπδδ. Με τις ρυθμίσεις αυτές θα τροποποιούνται συγκεκριμένες διατάξεις των οργανισμών των υπουργείων και των λοιπών υπό αναδιοργάνωση φορέων. Οι μονάδες που θα καταργηθούν ή θα συγχωνευθούν πρέπει να ανέρχονται στο 30% τουλάχιστον των υφισταμένων.

Τα σχέδια αυτά των νομοθετικών ρυθμίσεων πρέπει να αποσταλούν στην υπηρεσία μας το αργότερο έως την 18η Νοεμβρίου 2011, ώστε να τύχουν της απαραίτητης επεξεργασίας από την υπηρεσία μας και στη συνέχεια να προωθηθούν για ψήφιση από τη Βουλή.

Για την επίσπευση της επεξεργασίας των σχεδίων των διατάξεων που θα υποβληθούν στην υπηρεσία μας, παρακαλούμε να συνυποβάλλετε και οργανογράμματα των υπηρεσιών και των φορέων που αναδιοργανώνονται (τα παλαιά και τα νέα όπως διαμορφώνονται μετά τις καταργήσεις/συγχωνεύσεις υπηρεσιακών μονάδων) και έγγραφο στο οποίο θα αναφέρονται αριθμητικά και αναλυτικά οι υφιστάμενες υπηρεσιακές μονάδες (γενικές δ/νσεις, δ/νσεις, τμήματα κ.λπ.) και οι μονάδες που καταργούνται/συγχωνεύονται ή που λειτουργούν σε χαμηλότερο οργανωτικό επίπεδο.

Τα υπουργεία πρέπει να ενημερώσουν τις υπαγόμενες σ' αυτά αυτοτελείς υπηρεσίες και τα νπδδ που εποπτεύουν για την υποχρέωσή τους να προβούν στην άμεση αναδιοργάνωσή τους και στην κατάρτιση νομοθετικών ρυθμίσεων για τον περιορισμό της οργανωτικής τους δομής.

Κάθε υπουργείο με την ευθύνη του οικείου γενικού γραμματέα, δηλ, του Γενικού Γραμματέα του υπουργείου, θα συντονίσει την εν λόγω διαδικασία και θα συγκεντρώσει όλες τις προτάσεις για περιορισμό των οργανικών μονάδων από την κεντρική και τις αποκεντρωμένες υπηρεσίες του υπουργείου, από τις αυτοτελείς υπηρεσίες που υπάγονται σε αυτό καθώς και από τα νπδδ που εποπτεύει και θα τις υποβάλλει συγκεντρωτικά. Σε ενιαίο κείμενο επίσης θα υποβληθούν και οι νομοθετικές ρυθμίσεις νια τον περιορισμό των υπηρεσιακών μονάδων του υπουργείου, των αυτοτελών υπηρεσιών του και των νπδδ.

(Η αποστολή όλων των στοιχείων παρακαλούμε να γίνει στη Δ/νση Οργανωτικής Ανάπτυξης του υπουργείου μας (Βασ. Σοφίας 15, τ.κ. 106.74 ΑΘΗΝΑ) και στην ηλεκτρονική δ/νση doa@ydmed.gov.gr).

Από τη Δευτέρα 21 Νοεμβρίου 2011 θα αρχίσουν οι συναντήσεις των υπευθύνων των επιμέρους υπουργείων με στελέχη του υπουργείου μας για τυχόν διευκρινίσεις ή πρόσθετες πληροφορίες για την οριστικοποίηση των σχεδίων νομοθετικών ρυθμίσεων.

(Στο παράρτημα 1 παραθέτουμε το πρόγραμμα των προτεινόμενων συναντήσεων που θα γίνουν στον 1° όροφο του κτιρίου όπου στεγάζεται το Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, Βασ. Σοφίας 15).

Επισημαίνεται ότι όσα υπουργεία έχουν ήδη καταρτίσει σχ. προεδρικών διαταγμάτων για τη συνολική αναδιοργάνωσή τους, με τα οποία καταργούν το 30% τουλάχιστον των υφιστάμενων οργανικών τους μονάδων, πρέπει να τα προωθήσουν για υπογραφή από τον Υπουργό Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης έως τη Δευτέρα 21 Νοεμβρίου 2011. Σε διαφορετική περίπτωση πρέπει να μας αποστείλουν, όπως και τα λοιπά υπουργεία, τα σχέδια των νομοθετικών ρυθμίσεων για την μείωση των οργανικών τους μονάδων.

2. Για την επίσπευση του έργου και τη διευκόλυνσή σας, παραθέτουμε βασικές οδηγίες για την εφαρμογή των μέτρων περιορισμού της οργανωτικής δομής του υπουργείου σας και λοιπών φορέων της αρμοδιότητάς σας.

α) Για να επιτύχετε τον άμεσο περιορισμό της διοικητικής δομής του φορέα σας πρέπει κατά προτεραιότητα να καταργήσετε τις υπηρεσιακές μονάδες εκείνες που δεν έχουν πλέον λόγο ύπαρξης επειδή, είτε ολοκλήρωσαν την αποστολή τους και δεν έχουν πλέον αντικείμενο, είτε είναι σε πλήρη αδράνεια, είτε υπολειτουργούν. Για παράδειγμα πρέπει να καταργηθούν τα τμήματα δακτυλογράφησης σε όλες τις υπηρεσίες αφού η χρήση των Η/Υ είναι διαδεδομένη και οι υπάλληλοι τους χρησιμοποιούν Η/Υ για την επεξεργασία και κατάρτιση των εγγράφων της αρμοδιότητάς τους.

β) Βασική επιλογή από την οποία θα προκύψει επίσης μικρότερη οργανωτική δομή και καλύτερος συντονισμός είναι η συγκέντρωση στο γενικό γραμματέα του υπουργείου, η υπαγωγή δηλ. στην κεντρική υπηρεσία του υπουργείου, όλων των υποστηρικτικών μονάδων (π.χ. Διοικητικού/Προσωπικού, Οικονομικού, Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, Ποιότητας και Αποδοτικότητας, Οργάνωσης και Απλούστευσης Διαδικασιών, ΠΣΕΑ κ.λπ.), των αυτοτελών υπηρεσιών Γενικών και Ειδικών Γραμματειών που υπάγονται σε αυτό.

Η ενοποίηση των μονάδων διοικητικής υποστήριξης των αυτοτελών υπηρεσιών (δηλ. Γενικών και Ειδικών Γραμματειών κ.λπ.) με αυτές των οικείων Υπουργείων επιβάλλεται και από τις ρυθμίσεις του άρθρου 49 παρ. 12 του νόμου 3943/2011 (Α'66) και του άρθρου 34 του ν. 3979/2011 (Α'138).

Για να υλοποιηθεί η πολιτική αυτή, αποφεύγοντας παράλληλα την αύξηση του αριθμού των Γενικών Διευθύνσεων με υποστηρικτικό αντικείμενο, θα πρέπει:

Να συσταθεί σε κάθε υπουργείο μία Γενική Δ/νση με υποστηρικτικό χαρακτήρα με τίτλο «Γενική Διεύθυνση Οικονομικών-Διοικητικών Υπηρεσιών και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» που να συγκροτείται από όλες τις υποστηρικτικές μονάδες του υπουργείου, κατά τα ανωτέρω.

Επισημαίνεται ότι η υπαγωγή των μονάδων Πληροφορικής, Οικονομικού και Διοικητικού/Προσωπικού και γενικότερα διοικητικής υποστήριξης δεν πρέπει να γίνεται αθροιστικά στη Γενική Δ/νση Οικονομικών-Διοικητικών Υπηρεσιών και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. Η υπαγωγή πρέπει να γίνεται με βάση το λειτουργικό κριτήριο και όχι το οργανικό. Αν για παράδειγμα για την υποστήριξή της μια αυτοτελής Γενική Γραμματεία ή Ειδική Γραμματεία διαθέτει μια Δ/νση Πληροφορικής ή μια Δ/νση Οικονομικού, ή Διοικητικού, οι μονάδες αυτές συγχωνεύονται με τις αντίστοιχες μονάδες της Γενικής Δ/νσης της κεντρικής υπηρεσίας του υπουργείου,στις οποίες μεταφέρονται και οι αρμοδιότητές τους.

Ειδικά οι μονάδες με οικονομικό αντικείμενο των αυτοτελών Γενικών Γραμματειών ή Ειδικών Γραμματειών που σύμφωνα με το νόμο πρέπει να υπαχθούν στη Γενική Γραμματεία του υπουργείου, μπορεί να υπαχθούν σε αυτήν συγκροτώντας μαζί με τις αντίστοιχες μονάδες της τελευταίας, στο πλαίσιο της νέας Γενικής Δ/νσης Οικονομικών-Διοικητικών Υπηρεσιών και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, τις εξής δύο νέες Δ/νσεις:

- Δ/νση Προϋπολογισμού και Δημοσιονομικών Αναφορών
- Δ/νση Οικονομικής Διαχείρισης

(Βλ. στο παράρτημα 2 τη διάρθρωση των προτεινόμενων μονάδων με οικονομικό αντικείμενο της Γενικής Δ/νσης Οικονομικών-Διοικητικών Υπηρεσιών και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης με τις βασικές τους αρμοδιότητες).

Στις Γενικές αυτές Δ/νσεις Οικονομικών-Διοικητικών Υπηρεσιών και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης θα υπαχθούν και οι μονάδες ποιότητας και αποδοτικότητας οργάνωσης και απλούστευσης των διαδικασιών οι οποίες θα λειτουργούν πλέον στο πλαίσιο μιας Δ/νσης, κατά προτίμηση της Δ/νσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.

Σημειώνεται ότι σε Γενικές Γραμματείες με μεγάλο όγκο εργασιών και αντίστοιχα μεγάλη οργανωτική δομή (π.χ. πρώην υπουργεία) οι οποίες επιπλέον δεν συστεγάζονται με το υπουργείο στο οποίο υπάγονται, μπορεί να προβλέπονται μονάδες διοίκησης σε επίπεδο τμήματος, οι οποίες όμως θα υπάγονται οργανικά στις αντίστοιχες Δ/νσεις του οικείου υπουργείου.

Σημειώνεται ότι οι ρυθμίσεις των ανωτέρω νόμων για τη συγκέντρωση όλων των υποστηρικτικών μονάδων στον Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου δεν αφορούν τα ΝΠΔΔ και τις Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές.

γ) Πιο λιτή οργανωτική δομή θα προκύψει και με την εφαρμογή της αρχής του «εύρους εποπτείας» στη διάρθρωση των υπηρεσιακών μονάδων κάθε είδους των επιμέρους υπουργείων, ώστε η εσωτερική τους διάρθρωση να περιλαμβάνει κατώτερου επιπέδου μονάδες περισσότερες από τρεις και έως επτά, ανάλογα με την πολυπλοκότητα του εκτελούμενού έργου.

Δεν είναι αποδεκτό π.χ. μία Γενική Δ/νση να συγκροτείται από δύο μόνο Δ/νσεις ή μια Δ/νση να συγκροτείται από δύο μόνο τμήματα. Όπως επίσης δεν είναι αποδεκτό να υπάρχουν τμήματα με έναν ή δύο υπαλλήλους.

δ) Τα οργανωτικά επίπεδα που μπορεί να διαρθρώνονται οι υπηρεσίες είναι οι Γενικές Διευθύνσεις, οι Διευθύνσεις και τα Τμήματα αυτοτελή ή μη. Συνεπώς πρέπει να καταργηθούν όλα τα ενδιάμεσα οργανωτικά επίπεδα, δηλ. οι υποδιευθύνσεις και τα γραφεία.

Το οργανωτικό επίπεδο των οργανικών μονάδων (Γενική Δ/νση, Διεύθυνση, Τμήμα κ.λπ.) πρέπει να δικαιολογείται με βάση το αντικείμενο τους και τις οργανωτικές και λειτουργικές ανάγκες του φορέα και όχι άλλες σκοπιμότητες π.χ. σύσταση θέσεων προϊσταμένων.

Δεν είναι αναγκαίο για παράδειγμα οι υπηρεσιακές μονάδες με αντικείμενο π.χ. τις διεθνείς σχέσεις να λειτουργούν σε επίπεδο Διεύθυνσης σε όλα τα υπουργεία. Το ίδιο ισχύει και για τις Δ/νσεις ΠΑΜ-ΠΣΕΑ. Κατά την άποψή μας και αυτές πρέπει να λειτουργούν σε επίπεδο αυτοτελούς τμήματος υπαγόμενου στον προϊστάμενο της Γενικής Δ/νσης Οικονομικών-Διοικητικών Υπηρεσιών και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.

ε) Στο πλαίσιο της προσπάθειας αναδιοργάνωσης πρέπει να εξετάσετε τη δυνατότητα περιορισμού του αριθμού και των περιφερειακών υπηρεσιακών μονάδων του φορέα σας, είτε καταργώντας/συγχωνεύοντας ορισμένες από αυτές, είτε εντάσσοντας ορισμένες στις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις.

Η απεικόνιση των οργανικών μονάδων με την αναλυτική περιγραφή των αρμοδιοτήτων τους θα γίνει με την κατάρτιση των νέων οργανισμών.

Η αρμόδια υπηρεσία του υπουργείου είναι στη διάθεσή σας για κάθε διευκρίνιση ή πρόσθετη πληροφορία.

Ο Υπουργός
Δημήτρης Ρέππας