Θέμα: Εφαρμογή μέτρων δέουσας επιμέλειας σε περιπτώσεις εξωτερικής ανάθεσης ή αντιπροσώπευσης.

ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΚΕΦΑΛΑΙΑΓΟΡΑΣ

Αφού έλαβε υπόψη:

1. Τα άρθρα 23 και 25 παρ. 2 του ν. 3691/2008 (ΦΕΚ Α' 166, 5.8.2008).

2. Την παράγραφο 2 του άρθρου 13 του ν. 2166/1993 (ΦΕΚ Α' 137), όπως τροποποιήθηκε με την παρ. 3 του άρθρου 18 του ν. 2198/1994 (ΦΕΚ Α' 43) και αντικαταστάθηκε από την παρ. 6 του άρθρου 39 του ν. 2324/1995 (ΦΕΚ Α' 146).

3. Το άρθρο 90 του π.δ. 63/2005 (ΦΕΚ Α/98/22.4.2005) «Κωδικοποίηση της νομοθεσίας για την κυβέρνηση και τα κυβερνητικά όργανα»,

αποφασίζει ομόφωνα:

Άρθρο 1: Ορισμοί

Οι όροι που χρησιμοποιούνται στην παρούσα απόφαση έχουν τις κάτωθι έννοιες:

1. Ως «Εταιρεία» νοείται κάθε νομικό πρόσωπο που εποπτεύεται από την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς και εμπίπτει στον ορισμό του χρηματοπιστωτικού οργανισμού της παρ. 3 του άρθρου 4 του ν. 3691/2008.

2. Ως «φορέας παροχής εξωτερικής υπηρεσίας» νοείται το νομικό πρόσωπο που είναι επιλέξιμο σύμφωνα με το άρθρο 23 του ν. 3691/2008, στο οποίο έχει ανατεθεί η εφαρμογή των μέτρων δέουσας επιμέλειας για λογαριασμό της Εταιρείας.

3. Ως «εξωτερική ανάθεση» νοείται η συμφωνία μεταξύ της Εταιρείας και του φορέα παροχής της εξωτερικής υπηρεσίας.

4. Ως «αντιπρόσωπος» νοείται το νομικό πρόσωπο που είναι επιλέξιμο σύμφωνα με το άρθρο 23 του ν. 3691/2008 και το οποίο εφαρμόζει τα μέτρα δέουσας επιμέλειας, που σε διαφορετική περίπτωση, θα όφειλε να εφαρμόζει η ίδια η Εταιρεία.

Άρθρο 2: Εξωτερική Ανάθεση - Αντιπροσώπευση

1. Η Εταιρεία μπορεί να αναθέτει σε φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας την εφαρμογή των μέτρων δέουσας επιμέλειας, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις των άρθρων 3 έως 5.

2. Η Εταιρεία μπορεί να αναθέτει σε αντιπρόσωπό της την εφαρμογή των μέτρων δέουσας επιμέλειας, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις των άρθρων 3 έως 5.

3. Η ευθύνη για την εφαρμογή των μέτρων δέουσας επιμέλειας από τον φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή τον αντιπρόσωπο βαρύνει την Εταιρεία.

Άρθρο 3: Πολιτική Εξωτερικής Ανάθεσης - Αντιπροσώπευσης

1. Η Εταιρεία υιοθετεί και εφαρμόζει ως εσωτερική διαδικασία της πολιτική εξωτερικής ανάθεσης ή αντιπροσώπευσης, η οποία περιλαμβάνει τουλάχιστον:

(α) Τον προσδιορισμό των δραστηριοτήτων που μπορούν να ανατεθούν σε φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή αντιπρόσωπο, καθώς και τις ανάγκες και τους στόχους που θα εξυπηρετεί η εξωτερική ανάθεση ή η αντιπροσώπευση.

(β) Την αξιολόγηση των κινδύνων που ενδέχεται να ενέχει η ανάθεση δραστηριοτήτων σε φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή αντιπρόσωπο και την υιοθέτηση μηχανισμών για τον έλεγχο των κινδύνων αυτών. Οι παράγοντες που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την αξιολόγηση του κινδύνου περιλαμβάνουν την κρισιμότητα για την Εταιρεία της ανατιθέμενης δραστηριότητας, την ύπαρξη εναλλακτικών παρόχων υπηρεσιών για τη συγκεκριμένη δραστηριότητα, το χρόνο και το κόστος που απαιτείται για την ανάληψη της δραστηριότητας εκ νέου από την Εταιρεία ή την ανάθεση της σε άλλο φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή αντιπρόσωπο σε περίπτωση αθέτησης της σύμβασης από τον ήδη συμβεβλημένο φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή αντιπρόσωπο και τη δυνατότητα ασφαλιστικής κάλυψης για το σύνολο ή μέρος των αναλαμβανόμενων κινδύνων.

(γ) Τις διαδικασίες για την επιλογή του φορέα εξωτερικής ανάθεσης ή του αντιπροσώπου. Η Εταιρεία ελέγχει την καταλληλότητα, τη νομιμότητα δραστηριοποίησης, καθώς και την επάρκεια του φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή αντιπροσώπου όσον αφορά την οικονομική κατάστασή του και την εφαρμογή επαρκών διαδικασιών λειτουργίας και ελέγχου, ώστε να διασφαλίζει ότι ο φορέας παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή ο αντιπρόσωπος είναι σε θέση να παρέχει την απαιτούμενη ποιότητα υπηρεσιών.

(δ) Τα μέτρα που πρέπει να λαμβάνονται από την Εταιρεία στην περίπτωση που διαπιστώνεται ότι ο φορέας παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή ο αντιπρόσωπος δεν εκτελεί προσηκόντως τις λειτουργίες που του έχουν ανατεθεί.

Άρθρο 4: Σύναψη Σύμβασης

Η Εταιρεία συνάπτει σύμβαση με τον φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή τον αντιπρόσωπο, στην οποία περιγράφονται αναλυτικά τα δικαιώματα και οι υποχρεώσεις των δύο συμβαλλομένων μερών και περιλαμβάνει τουλάχιστον:

(α) Το σαφή προσδιορισμό της δραστηριότητας που ανατίθεται, της ποιότητας των υπηρεσιών που παρέχει ο φορέας παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή ο αντιπρόσωπος, τον τρόπο αξιολόγησης της απόδοσης του φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή του αντιπροσώπου, καθώς και τις συνέπειες από τη μη τήρηση των συμφωνηθέντων.

(β) Την υποχρέωση του φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή του αντιπροσώπου να τηρεί τους ισχύοντες κανόνες συμπεριφοράς και κώδικες δεοντολογίας.

(γ) Την υποχρέωση του φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή του αντιπροσώπου να καθιστά σαφές κατά την εκτέλεση της ανατεθείσας δραστηριότητας ότι ενεργεί για λογαριασμό της Εταιρείας, ώστε να μη δημιουργείται η εντύπωση ότι ενεργεί για ίδιο λογαριασμό, να μη μεταβάλλεται η σχέση και οι υποχρεώσεις της Εταιρείας έναντι των πελατών της και να μη θίγονται οι όροι υπό τους οποίους η Εταιρεία έλαβε άδεια λειτουργίας.

(δ) Την τήρηση της υποχρέωσης εμπιστευτικότητας αναφορικά με τις πληροφορίες που αφορούν την Εταιρεία και τους πελάτες τους.

(ε) Την περιγραφή των διαδικασιών του εσωτερικού ελέγχου, του σχεδίου έκτακτης ανάγκης, καθώς και των λοιπών μέτρων διαχείρισης κινδύνου που υποχρεούται να τηρεί ο φορέας παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή ο αντιπρόσωπος.

(στ) Τη δυνατότητα ελεύθερης πρόσβασης της Εταιρείας στις οικονομικές καταστάσεις, τις εκθέσεις των εσωτερικών και εξωτερικών ελεγκτών, καθώς και τα αρχεία ή τις πληροφορίες του φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή του αντιπροσώπου, που αφορούν την ανατεθείσα δραστηριότητα, ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή εκτέλεση της εξωτερικής ανάθεσης ή της αντιπροσώπευσης και η απρόσκοπτη συνέχιση της δραστηριότητας.

(ζ) Τη δυνατότητα της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς να έχει απευθείας πρόσβαση στα στοιχεία που αφορούν την ανατιθέμενη δραστηριότητα και να διενεργεί επιτόπιους ελέγχους στον φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή τον αντιπρόσωπο, προκειμένου να διασφαλίζεται η τήρηση των υποχρεώσεων της Εταιρείας, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο.

(η) Την παροχή των απαιτούμενων στοιχείων ή πληροφοριών, προκειμένου η Εταιρεία να είναι σε θέση να τηρεί τα αρχεία που αφορούν την ανατεθείσα δραστηριότητα, ώστε ο έλεγχος της εφαρμογής των μέτρων δέουσας επιμέλειας να καθίσταται εφικτός για τους εσωτερικούς και εξωτερικούς ελεγκτές της Εταιρείας, καθώς και για την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς.

(θ) Τον τρόπο χειρισμού ενδεχόμενων διαφωνιών, τροποποιήσεων στην αρχική σύμβαση, καθώς και διακοπής της συνεργασίας μεταξύ της Εταιρείας και του φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή του αντιπροσώπου.

(ι) Την υποχρέωση του φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή του αντιπροσώπου να γνωστοποιεί στην Εταιρεία κάθε εξέλιξη που μπορεί να επηρεάσει ουσιαστικά την ικανότητά του να ασκεί αποτελεσματικά τις λειτουργίες που του έχουν ανατεθεί και να συμμορφώνεται με το ισχύον νομικό πλαίσιο.

(κ) Τον όρο ότι ο φορέας παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή ο αντιπρόσωπος δεν έχει το δικαίωμα να αναθέτει την εκτέλεση του συνόλου ή μέρους των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί από την Εταιρεία σε άλλο νομικό ή φυσικό πρόσωπο.

Άρθρο 5: Πρόγραμμα Διαχείρισης Κινδύνου

Η Εταιρεία υιοθετεί συνολικό πρόγραμμα διαχείρισης του κινδύνου που ενέχει η ανάθεση δραστηριοτήτων σε φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή αντιπρόσωπο, το οποίο περιλαμβάνει τουλάχιστον:

(α) Τη διαρκή παρακολούθηση του φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή του αντιπροσώπου και των διαδικασιών διεκπεραίωσης των ανατεθεισών σε αυτόν δραστηριοτήτων, με ιδιαίτερη έμφαση στις διαδικασίες ελέγχου και έκτακτης ανάγκης, καθώς και την αξιολόγησή του με βάση προκαθορισμένα ποιοτικά και ποσοτικά κριτήρια. Η τήρηση της σύμβασης και η εφαρμογή των σχετικών διαδικασιών υπόκεινται στον έλεγχο του εσωτερικού ελεγκτή της Εταιρείας.

(β) Σχέδιο έκτακτης ανάγκης που αφορά την εκ νέου ανάληψη της ανατεθείσας δραστηριότητας από την Εταιρεία ή την ανάθεσή της σε άλλο φορέα παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή αντιπρόσωπο, σε περίπτωση που ο ήδη συμβεβλημένος φορέας παροχής εξωτερικής υπηρεσίας ή αντιπρόσωπος δεν είναι σε θέση να εκπληρώσει τις συμβατικές υποχρεώσεις του με τρόπο που να διασφαλίζει την εύρυθμη λειτουργία της Εταιρείας.

Άρθρο 6: Τελικές Διατάξεις

1. Η απόφαση αυτή ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης.

2. Από τις διατάξεις της παρούσας δεv προκαλείται δαπάνη σε βάρος του Κρατικού Προϋπολογισμού.

Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Ο Πρόεδρος του Δ.Σ.
ΑΝΑΣΤΑΣΙΟΣ Θ. ΓΑΒΡΙΗΛΙΔΗΣ