Αθήνα, 28 Απριλίου 2015
Αρ. πρωτ.: Γ39682

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΑΝΑΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗΣ
ΕΘΝΙΚΟ ΤΥΠΟΓΡΑΦΕΙΟ

Ταχ. Δ/νση: Καποδιστρίου 34
Ταχ. Κώδικας: 104 32 ΑΘΗΝΑ
Πληροφορίες: Β. Φαϊλάδης - Μ. Κουτσολιάκος
Τηλέφωνο: 2105279111 - 2105279115
Fax: 2105279053
E-Mail: bfail@et.gr - mkuts@et.gr

ΘΕΜΑ: Υποχρεωτική (από 1.7.2015) αποστολή εγγράφων για δημοσίευση στο Φύλλο της Εφημερίδας της Κυβέρνησης με χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών και προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής.

1. Ο ρόλος του Εθνικού Τυπογραφείου στη λειτουργία του κράτους είναι νευραλγικός, δεδομένου ότι σύμφωνα, με τη συνταγματική αρχή της δημοσιότητας¹ η οποία αποτελεί θεμελιώδη εκδήλωση του κράτους δικαίου, δημοσιεύει όλες τις βαρύνουσας σημασίας πολιτειακές πράξεις, νόμους, προεδρικά διατάγματα, αποφάσεις υπουργών, περιφερειαρχών, δημάρχων, διοικητών κ.λπ., προκειμένου αυτές να έχουν ισχύ και να μπορούν να επιφέρουν έννομα αποτελέσματα.

2. Επειδή η ταχύτητα των διαδικασιών της δημοσίευσης των πιο πάνω πράξεων στο ΦΕΚ έχει άμεση επίδραση στον απαιτούμενο χρόνο εφαρμογής των δημόσιων πολιτικών, το Εθνικό Τυπογραφείο, στο πλαίσιο του εκσυγχρονισμού του, επιδιώκει την επιτάχυνση με κάθε τρόπο αυτών των διαδικασιών που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά του.²

Ένα μέτρο προς την κατεύθυνση αυτή είναι εκτός από την τυπική, η ουσιαστική καθιέρωση της αποστολής των προς δημοσίευση στο ΦΕΚ πράξεων και γενικότερα εγγράφων με τη χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών (ΤΠΕ).

3. Παρά τις ρυθμίσεις της παρ. 10 του άρθρου 9 του ν.3469/2006 (Α'131), όπως αντικαταστάθηκε τελικά από την παρ. 8α του άρθρου 67 του ν.4316/2014 (Α'270) οι οποίες προβλέπουν ότι οι δημόσιες υπηρεσίες και γενικότερα οι φορείς του Δημοσίου αποστέλλουν ηλεκτρονικά στο Εθνικό Τυπογραφείο τα προς δημοσίευση κείμενα μαζί με το σύνολο των εγγράφων που είναι στοιχεία του κειμένου και δημοσιεύονται, όπως παραρτήματα, πίνακες ή σχεδιαγράμματα, υπό την προϋπόθεση ότι το σύνολο των προς δημοσίευση κειμένων και των ανωτέρω εγγράφων φέρει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή³, ελάχιστοι φορείς εφαρμόζουν αυτές τις ρυθμίσεις.

Οι περισσότεροι φορείς καταθέτουν με εκπρόσωπό τους ή αποστέλλουν ταχυδρομικά τα προς δημοσίευση κείμενα, αποτυπωμένα σε χαρτί συνοδευόμενα και με ψηφιακό αντίγραφό τους και βεβαίωση ότι το δεύτερο αποτελεί πιστή απεικόνιση του πρώτου. Ο πολύπλοκος, παραδοσιακός και αναντίστοιχος με τα διαθέσιμα σήμερα σύγχρονα μέσα, τρόπος αποστολής των προς δημοσίευση πράξεων, συνεπάγεται μεγάλη ταλαιπωρία, κόστος και καθυστερήσεις, ιδίως για τους αποστέλλοντες αλλά και για το Εθνικό Τυπογραφείο.

4. Για να αντιμετωπιστεί το πρόβλημα το Υπουργείο Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης και το Εθνικό Τυπογραφείο έθεσαν στόχο, έως το τέλος του έτους, σταδιακά, όλες οι δημόσιες υπηρεσίες και οι φορείς του Δημοσίου, να αποστέλλουν τα προς δημοσίευση στο ΦΕΚ κείμενα με χρήση ΤΠΕ, όπως ορίζει το πρώτο εδάφιο της παρ. 10 του άρθρου 9 του ν.3469/2006, όπως ισχύει.

5. Επί του παρόντος όμως στόχος του Εθνικού Τυπογραφείου και του εποπτεύοντος Υπουργείου είναι τα Υπουργεία, οι Γενικές Γραμματείες, οι Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές, οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις και οι Περιφέρειες, από την 1η Ιουλίου 2015 να αποστέλλουν υποχρεωτικά με χρήση ΤΠΕ και υπογεγραμμένα με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή τα προς δημοσίευση στο ΦΕΚ έγγραφα της αρμοδιότητάς τους. Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να φέρουν και χρονοσήμανση.

6. α) Πρώτη ενέργεια στην οποία πρέπει να προβούν, το ταχύτερο, οι πιο πάνω υπηρεσίες και φορείς, είναι, να αποκτήσουν, αν δεν έχουν ήδη, τουλάχιστον μία προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή για έναν υπάλληλό τους. Για τη διευκόλυνση της διαδικασίας το πιο κατάλληλο πρόσωπο για να αποκτήσει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι ο/η προϊστάμενος/η του τμήματος γραμματείας, δεδομένου ότι, κατά κανόνα τα στελέχη αυτά είναι αρμόδια να αποστέλλουν στο Εθνικό Τυπογραφείο πράξεις προς δημοσίευση, αφού τις επικυρώσουν ως ακριβή αντίγραφα. Τα προς δημοσίευση έγγραφα/πράξεις μπορεί να φέρουν προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή προερχόμενη και από τον τελικό υπογράφοντα το έγγραφο.

Πληροφορίες για την απόκτηση της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, δηλ. για την έκδοση δωρεάν προσωπικού ψηφιακού πιστοποιητικού αυθεντικοποίησης και υπογραφής, οι ενδιαφερόμενοι υπάλληλοι μπορούν να αναζητήσουν στην ηλεκτρονική σελίδα της (ΑΠΕΔ), aped.gov.gr.

Πληροφορίες για το θέμα παρέχονται επίσης και από τα στελέχη της Δ/νσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του Υπουργείου Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης, κ. Κωνσταντίνο Σούλη, τηλέφωνο: 2131313030 και κ. Ανδρέα Αναγνώστου, τηλέφωνο: 2131313027.

β) Τα προς δημοσίευση κείμενα με τα παραρτήματά τους (πίνακες, σχεδιαγράμματα, κ.λπ.) και το σχετικό διαβιβαστικό περί δημοσίευσης, πρέπει να αποστέλλονται στο Εθνικό Τυπογραφείο στην ηλεκτρονική διεύθυνση webmaster.et@et.gr, και να φέρουν προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή και χρονοσήμανση⁴.

Η εισαγωγή της χρονοσήμανσης πρέπει να προέρχεται, είτε από την Εθνική Πύλη ΕΡΜΗΣ, είτε από το Ελληνικό Ινστιτούτο Μετρολογίας. Σχετικές πληροφορίες και οδηγίες υπάρχουν στην ηλεκτρονική σελίδα aped.gov.gr. της Αρχής Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ).

γ) Η ψηφιακή μορφή των προς δημοσίευση κειμένων και το όνομα αρχείου απαιτείται να είναι arithmosprotokollou.pdf (π.χ. 2947.pdf) και να προέρχονται από αρχεία επεξεργαστή κειμένου και όχι από σαρωμένα αντίγραφα. Τα παραρτήματα και οι πίνακες των κειμένων (ιδίως υπουργικών αποφάσεων και προεδρικών διαταγμάτων) πρέπει να περιλαμβάνονται στο ίδιο αρχείο της απόφασης ή του προεδρικού διατάγματος, πριν την υπογραφή και πριν τη φράση «Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως» ή την φράση «Στον Υπουργό αναθέτουμε τη δημοσίευση και εκτέλεση του διατάγματος αυτού».

Τα σχεδιαγράμματα⁵ που συνοδεύουν σχετικές αποφάσεις ή προεδρικά διατάγματα, απαιτείται να έχουν ανάλυση 300 dpi, διάσταση 100%, μορφή perioxisxediagrammatos.pdf, (π.χ. κέντρο Αθήνας.pdf) και να φέρουν και αυτά προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή και χρονοσήμανση.

δ) Κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) που αποστέλλεται μέσω του Εθνικού Δικτύου Δημόσιας Διοίκησης «Σύζευξις», έχει περιορισμό μεγέθους 30MB. Στις περιπτώσεις τις οποίες τα συνημμένα αρχεία ξεπερνούν σε όγκο το παραπάνω μέγεθος, είναι σκόπιμο οι φορείς να χωρίζουν τα συνημμένα τους αποστέλλοντας περισσότερα ηλεκτρονικά μηνύματα με όμοιο θέμα, αναγράφοντας το λόγο αποστολής των πολλαπλών ηλεκτρονικών μηνυμάτων, π.χ. «Υπέρβαση των 30ΜΒ».

7. Για τις περιλήψεις Διακηρύξεων Δημοσίων Συμβάσεων που δημοσιεύονται στο αντίστοιχο τεύχος δεν απαιτείται η χρήση προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής και η χρονοσήμανση. Αυτές αποστέλλονται στην ηλεκτρονική διεύθυνση dds@et.gr με τη χρήση απλού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με τήρηση των οριζομένων στο άρθρο 14 του ν. 2672/1998 (Α' 290).

8. Το Εθνικό Τυπογραφείο για κάθε ηλεκτρονικό μήνυμα το οποίο καλύπτει τις παραπάνω προδιαγραφές προωθεί στις υπηρεσίες και φορείς αποστολής, ηλεκτρονικό μήνυμα απάντησης με τον Κωδικό Αριθμό Δημοσίευσης (ΚΑΔ). Με τον ΚΑΔ, ο οποίος αποτελεί και αποδεικτικό παραλαβής του προς δημοσίευση εγγράφου από το Εθνικό Τυπογραφείο, μπορείτε να ζητάτε πληροφορίες για την εξέλιξη της διαδικασίας έως τη δημοσίευση του εγγράφου. Για τις πληροφορίες αυτές μπορείτε να απευθύνεστε στο Τμήμα Πληροφοριών ΦΕΚ τηλ. 210-5279000, ώρες 8.00-13.30 ή στο www.et.gr.

9. Παρακαλούμε όλους τους φορείς και τις υπηρεσίες του Δημοσίου που αποστέλλουν έγγραφα προς δημοσίευση να φροντίζουν να τηρούν τις οδηγίες που αναφέρονται πιο πάνω, ώστε να εξασφαλίζεται η νομιμότητα, η ταχύτητα και γενικότερα η λειτουργικότητα των διαδικασιών.

Σε αντίθετη περίπτωση το Εθνικό Τυπογραφείο θα είναι στη δυσάρεστη θέση να ενημερώνει τους φορείς για τη μη δημοσίευση των σχετικών εγγράφων. Η ενημέρωση αυτή θα γίνεται με προώθηση μηνύματος στην ηλεκτρονική διεύθυνση αποστολής.

10. Με βάση τα ανωτέρω επισημαίνεται ότι μετά την 1η Ιουλίου 2015 δεν θα γίνονται δεκτά προς δημοσίευση έγγραφα/πράξεις των Υπουργείων, των Γενικών Γραμματειών, των Ανεξάρτητων Διοικητικών Αρχών, των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων και των Περιφερειών οι οποίες δεν θα αποστέλλονται με χρήση ΤΠΕ και δεν θα φέρουν προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή και χρονοσήμανση. Από 1.1.2016 τα ανωτέρω θα ισχύουν και για τους Δήμους, τα λοιπά νπδδ και τα νπιδ.

Παρακαλούμε να ενημερώσετε σχετικά τις υπηρεσίες και τους φορείς της αρμοδιότητάς σας, οι οποίοι αποστέλλουν έγγραφα προς δημοσίευση στο ΦΕΚ, προκειμένου να εφαρμόσουν τις παραπάνω οδηγίες.

¹ Βασική πτυχή της οποίας είναι η εξασφάλιση του συνταγματικά κατοχυρωμένου δικαιώματος των πολιτών για πληροφόρηση σχετικά με όλα τα θέματα που αφορούν την κοινωνική τους συμβίωση.
² Σύμφωνα το άρθρο 10 του ν.3469/2006 (Α΄131) την άδεια για τη δημοσίευση, στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης κάθε κειμένου, του οποίου η δημοσίευση σε αυτήν προβλέπεται από το νόμο, δίδει ο Γενικός Γραμματέας της Κυβέρνησης ή πρόσωπο το οποίο έχει εξουσιοδοτηθεί από αυτόν.
³ Οι ορισμοί της ηλεκτρονικής υπογραφής και της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής περιλαμβάνονται στο άρθρο 3 του ν.3979/2011 (Α΄138).
⁴ Υπηρεσία Χρονοσήμανσης: Η δημιουργία των απαραίτητων τεκμηρίων για ένα σύνολο δεδομένων σε ψηφιακή μορφή, έτσι ώστε να μπορεί να αποδειχθεί ότι τα δεδομένα αυτά υπήρχαν σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. (άρθρο 3 ν.3979/2011).
⁵ Τα σχεδιαγράμματα τα οποία αποτελούν αναπόσπαστα μέρη αποφάσεων ή π.δ. που δημοσιεύονται σε τεύχος Δ΄ ή Αναγκαστικών Απαλλοτριώσεων και Πολεοδομικών Θεμάτων (Α.Α.Π.) , υποβάλλονται σε ξεχωριστό αρχείο της μορφής perioxisxediagrammatos.pdf, (π.χ. κέντρο Αθήνας.pdf) και φέρουν προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή και χρονοσήμανση.

Ο αναπληρωτής Υπουργός Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης
Γεώργιος Κατρούγκαλος