Αθήνα, 12 Σεπτεμβρίου 2014
Αριθμ. Πρωτ.Υ40/09

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΕΝΙΑΙΟ ΤΑΜΕΙΟ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΜΙΣΘΩΤΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
Δ/ΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ και ΑΠΛ/ΣΗΣ ΔΙΑΔ/ΣΙΩΝ
ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

Ταχ. Δ/νση : Μενάνδρου 41 - 43
Ταχ. Κώδικας : 104 37 ΑΘΗΝΑ
Τηλέφωνο : 210-52.35.659
FAX: 210-52.22.994
E-mail: dieforga@ika.gr

ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ Αριθμ. : 55

ΘΕΜΑ: « Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης ΙΚΑ-ΕΤΑΜ»

Σχετικό: Το με αριθμ. πρωτ. Υ40/1/09-01-2013 (εγκύκλιο 2/14 ΙΚΑ-ΕΤΑΜ) έγγραφό μας.

Σε συνέχεια του ανωτέρω σχετικού εγγράφου μας, σας ενημερώνουμε για τη σύσταση των παρακάτω Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης ΙΚΑ-ΕΤΑΜ που υλοποιήθηκε στο χρονικό διάστημα από 10 Ιανουαρίου 2014 έως σήμερα:

Σας υπενθυμίζουμε ότι με νεώτερα έγγραφα μας, θα ενημερώνεστε για κάθε Γραφείο Κοινωνικής Ασφάλισης του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ που στο μέλλον θα συστήνεται.

Θέματα Προσωπικού

Οι Προϊστάμενοι Διευθύνσεων των Υποκαταστημάτων πρέπει με απόφαση να τοποθετούν τους υπαλλήλους των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης σε υφιστάμενα Τμήματα του Υποκαταστήματός τους.

Εάν οι υπάλληλοι: α) υπηρετούν αποκλειστικά σε Γραφείο Κοινωνικής Ασφάλισης, συνιστάται η τοποθέτηση τους στο Τμήμα Διοικητικού του Υποκαταστήματος και ελλείψει, σε υφιστάμενα Τμήματα του Υποκαταστήματος και β) όταν οι υπάλληλοι, απασχολούνται περιοδικά σε Γραφείο Κοινωνικής Ασφάλισης, τότε θα πρέπει να είναι τοποθετημένοι στο Τμήμα του Υποκαταστήματος, στο οποίο παρέχουν κύρια τις υπηρεσίες τους.

Οι αποφάσεις τοποθέτησης των υπαλλήλων θα πρέπει να αποστέλλονται στη Διεύθυνση Διοικητικού Προσωπικού.

Στα πλαίσια της εύρυθμης λειτουργίας των Υπηρεσιών και της εξυπηρέτησης των πολιτών οι Προϊστάμενοι Διευθύνσεων των Υποκαταστημάτων δύναται να αναθέσουν στους υπαλλήλους των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης πρόσθετα, εργασίες του Υποκαταστήματος.

Εργασίες μέσω Ηλεκτρονικών Διαδικασιών (νια τα ΓΚΑ που στεγάζονται σε χώρους των Δημων/γρηση ΣΥΖΕΥΞΙΣ) :

Σήμερα έχουν τεθεί σε παραγωγική λειτουργία οι ακόλουθες εργασίες μέσω ηλεκτρονικών διαδικασιών:

ΤΟΜΕΑΣ ΜΗΤΡΩΟΥ:

1. Διαχείριση οθόνης αναζήτησης ασφαλισμένου.
2. Απογραφή ασφαλισμένων.
3. Μεταβολή των μεταβλητών στοιχείων του μητρώου ασφαλισμένων.
4. Θεώρηση βιβλιαρίου υγείας για τις περιπτώσεις που η ασφαλιστική ικανότητα αποδίδεται αυτόματα από το ηλεκτρονική σύστημα του ΙΚΑ- ΕΤΑΜ (εκτύπωση σε Α4).
5. Χορήγηση ασφαλιστικής ικανότητας για μακροχρόνια ανέργους του ΟΑΕΔ.
6. Αίτηση για έκδοση Ευρωπαϊκής Κάρτας Ασθενείας ΕΚΑΑ.
7. Χορήγηση κωδικού χρήστη (κλειδάριθμου) σε ασφαλισμένους του ΙΚΑ- ΕΤΑΜ.

ΤΟΜΕΑΣ ΕΣΟΔΩΝ:

8. Εκτύπωση του Αποσπάσματος Ατομικού Λογαριασμού Ασφάλισης (Α.Α.Λ.Α.)
(Τομέας Εσόδων) και
9. Διαχείριση Λογαριασμού Χρήστη (Οθόνη Διαχείριση Ασφάλειας, αλλαγή συνθηματικού «Password»).

Σύντομα εκτιμάται ότι θα υλοποιηθούν και οι υπόλοιπες εργασίες μέσω ηλεκτρονικών διαδικασιών που δεν έχουν μέχρι σήμερα τεθεί σε λειτουργία (όπως αυτές αναφέρονται στην αριθμ. 090/11/20.3.2013 απόφαση Διοικητή του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, ΦΕΚ 780/τ. Β'/4.4.2013, εγκύκλιο 20/13).

Οι λειτουργίες που εκκρεμούν είναι :

Σχετικά με τον τομέα εσόδων

1. Παραλαβή κάθε αίτησης σχετικής με την υπαγωγή στην ασφάλιση, την συνέχισή της, την αναγνώριση οιουδήποτε χρόνου που διανύθηκε στην ασφάλιση του ΙΚΑ- ΕΤΑΜ, καθώς και την προαιρετική ασφάλιση στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ και ΕΤΕΑ.
2. Εκτύπωση βεβαιώσεων Ασφαλιστικής Ενημερότητας, για τις περιπτώσεις που δεν απαιτούνται ενέργειες από το Υποκατάστημα. Εξαιρούνται οι βεβαιώσεις Ασφαλιστικής Ενημερότητας για τα δημόσια έργα καθώς και για τα ιδιωτικά τεχνικά έργα.
3. Ενημέρωση των οφειλετών του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ για το ύψος της οφειλής, μέσω της καρτέλας καθυστερούμενων οφειλών και εκτύπωση πίνακα χρεών.

Σχετικά με τον τομέα Παροχών Ασθενείας
1. Παραλαβή δικαιολογητικών μέσω της ειδικής οθόνης.
2. Παραλαβή δικαιολογητικών και καταχώρηση μέσω της ειδικής οθόνης του αιτήματος για το πρόγραμμα κατ' οίκον φροντίδας συνταξιούχων.

Σχετικά με τον τομέα Συντάξεων

1. Παραλαβή αιτημάτων συνταξιοδότησης μέσω της ειδικής οθόνης «Εισερχόμενο Πρωτόκολλο».
2. Διαβίβαση αιτημάτων συνταξιοδότησης στα αρμόδια υποκαταστήματα του ΙΚΑ- ΕΤΑΜ μέσω της ειδικής οθόνης «Εξερχόμενο Πρωτόκολλο».
3. Παροχή πληροφοριών για την πορεία του συνταξιοδοτικού αιτήματος μέσω της «καρτέλας ασφαλισμένου».
4. Πληροφόρηση των ασφαλισμένων για τον χρόνο θεμελίωσης του συνταξιοδοτικού δικαιώματος μέσω του λογισμικού των απονομών συντάξεων.
5. Εκτύπωση του τριμηνιαίου εκκαθαριστικού συντάξεων και πληροφόρηση των συνταξιούχων για το ύψος του βασικού ποσού σύνταξης, το ύψος των κρατήσεων και τον παρακρατηθέντα φόρο.
6. Εκτύπωση βεβαίωσης φόρου.

Σχετικά με τον τομέα Διοικητικού

1. Παραλαβή δικαιολογητικών για τα ΚΕΠΑ μέσω της ειδικής οθόνης.
2. Παρακολούθηση της πορείας αίτησης για ΚΕΠΑ μέσω της «καρτέλας ασφαλισμένου ΚΕΠΑ».

Στα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης που προσωρινά παραμένουν σε χώρους του ΙΚΑ- ΕΤΑΜ και η λειτουργία τους βασίζεται στη διασύνδεση με την Κεντρική Υπολογιστική Υποδομή του ΟΠΣ-ΙΚΑ, έχουν τεθεί σε λειτουργία όλες οι λειτουργίες μέσω διαδικτύου που συμπεριλαμβάνονται στην με αριθμ. πρωτ. 090/11/20.3.2013 απόφαση Διοικητή ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.

Η Διοίκηση του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ ενθαρρύνει τους υπαλλήλους των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης να αποστείλουν γραπτώς στη Διεύθυνση Οργάνωσης και Απλούστευσης Διαδικασιών (φαξ: 210-5222994), προτάσεις για τη βελτίωση της λειτουργίας τους μέσα στα πλαίσια της διάρθρωσης και αρχιτεκτονικής τους.

Για θέματα σχετικά με τα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης μπορείτε να επικοινωνείτε :

Παρακαλούνται οι Προϊστάμενοι των Διευθύνσεων των Υποκαταστημάτων να προβούν σε όλες τις απαιτούμενες ενέργειες αρμοδιότητάς τους.

Είμαστε στη διάθεσή σας για κάθε διευκρίνιση και πληροφορία.

Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ Δ/ΝΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
ΑΝΤΩΝΙΑ ΛΟΥΡΙΔΟΥ

ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ
Η Προϊσταμένη του Τμήματος Γραμματειακής Υποστήριξης και Διοικητικής Μέριμνας