ΘΕΜΑ: Ενέργειες για την βέλτιστη εκμετάλλευση των χώρων μισθωμένων ακινήτων σύμφωνα με τις τρέχουσες στεγαστικές ανάγκες των δημοσίων υπηρεσιών προς μείωση της αντίστοιχης δημοσιονομικής δαπάνης.

Με αφορμή την διαρκή προσπάθεια που καταβάλλεται για τη μείωση της δημοσιονομικής δαπάνης για μισθώματα κτιρίων που στεγάζουν Δημόσιες Υπηρεσίες, θέτουμε υπόψη σας τα παρακάτω για τις δικές σας σχετικές ενέργειες.

(Α) Τελευταία έχουν περιέλθει σε γνώση της Υπηρεσίας μας περιπτώσεις μισθωμένων ακινήτων, όπου ενώ οι στεγαζόμενες Υπηρεσίες έχουν μεταστεγαστεί λόγω συρρίκνωσής τους, τα ακίνητα δεν έχουν αποδοθεί στους ιδιοκτήτες τους, με αποτέλεσμα το Δημόσιο να εξακολουθεί να καταβάλλει μισθώματα για χώρους που δεν χρησιμοποιούνται. Για τις περιπτώσεις αυτές, πρέπει να φροντίσετε να προωθηθούν άμεσα οι διαδικασίες λύσης της μίσθωσης και απόδοσης των ακινήτων στους ιδιοκτήτες, χωρίς να αναλωθεί χρόνος για την εξακρίβωση της πιθανής καταλληλότητας του ακινήτου για τη στέγαση άλλης Υπηρεσίας που ευρίσκεται σε διαδικασία αναζήτησης ακινήτου, για την οποία άλλωστε απαιτείται υποβολή αιτήματος έγκρισης πίστωσης από την Δ/νση 20η Προϋπολογισμού του Γ.Λ.Κ..

(Β) Σε περίπτωση κατά την οποία έχει λυθεί η μίσθωση αλλά καθυστερεί η απόδοση του μισθίου λόγω μη έγκαιρης εκκένωσης του κτιρίου από τον εξοπλισμό της Υπηρεσίας, παρακαλούμε να επικοινωνήσετε άμεσα με τις Υπηρεσίες αυτές επισημαίνοντάς τους ότι θα πρέπει να προβούν στις ενέργειες εκείνες που επιβάλλονται για να εκκενωθεί άμεσα το ακίνητο και να αποδοθεί στους ιδιοκτήτες με σχετικό πρωτόκολλο για να παύσει η καταβολή του μισθώματος.

(Γ) Εξάλλου, λόγω της εν εξελίξει αναδιάρθρωσης των Δημοσίων Υπηρεσιών και των μεταβολών στη σύνθεση του προσωπικού, οι στεγαστικές ανάγκες πολλών Υπηρεσιών έχουν μεταβληθεί ή αναμένεται η μεταβολή τους, ιδιαιτέρως μετά την πλήρη εφαρμογή των διατάξεων των άρθρων 33, 34 και 35 του ν.4024/2011 (Α΄ 226). Επειδή δε στην πλειονότητα των περιπτώσεων οι εν λόγω στεγαστικές ανάγκες καλύπτονται από μισθωμένα ακίνητα, κρίνεται σκόπιμο να επιδιωχθεί η επανεξέταση της σχέσης των διαθέσιμων χώρων προς τις στεγαστικές ανάγκες, εις τρόπον ώστε να επιτευχθεί βέλτιστη αξιοποίηση των μισθωμένων χώρων, με στόχο τον εξορθολογισμό της δαπάνης για μισθώματα. Για την επίτευξη αυτού του στόχου, πρέπει να γίνει κατά περίπτωση χρήση των υφιστάμενων διατάξεων, οι οποίες παρατίθενται κατωτέρω προς διευκόλυνσή σας:

1) Ήδη, τόσο οι διατάξεις του άρθρου 19 του ν.3130/2003 (Α΄ 76), όσο και οι διατάξεις του άρθρου 26 του Διατάγματος 19/19-11-1932 (Α΄ 409) για όσες μισθώσεις εξακολουθεί να ισχύει, περί μισθώσεων ακινήτων για τη στέγαση Δημοσίων Υπηρεσιών, προβλέπουν την πρόωρη λύση της μίσθωσης αζημίως για το Δημόσιο, μεταξύ άλλων και στις περιπτώσεις που:

(α) καταργηθεί η στεγασμένη Υπηρεσία ή υπαχθεί σε άλλη Υπηρεσία και

(β) μεταβληθεί η οργανική σύνθεση της Υπηρεσίας κατά τη διάρκεια της μίσθωσης κατά τρόπο τέτοιο που το μισθωμένο ακίνητο να μην καλύπτει τις στεγαστικές της ανάγκες, που ισχύει, σύμφωνα με την αριθ. 52/2006 γνωμοδότηση του Β’ τμήματος του ΝΣΚ, για την προς τα επάνω μεταβολή της οργανικής σύνθεσης της Υπηρεσίας.

2) Με τις διατάξεις του άρθρου 20 του ν.3130/2003, αλλά και του άρθρου 27 του Δ/τος 19/19-11-1932 (για όσες μισθώσεις εξακολουθεί να ισχύει), επιτρέπεται η εγκατάσταση άλλης Δημόσιας Υπηρεσίας στο μισθωμένο ακίνητο αντί αυτής για την οποία έγινε η μίσθωση, καθώς και η συστέγαση Δημοσίων Υπηρεσιών στο ίδιο ακίνητο, χωρίς ο ιδιοκτήτης του ακινήτου να δικαιούται καμία αποζημίωση ή πρόσθετο μίσθωμα.

3) Επί πλέον, με βάση τη γνωμοδότηση υπ’ αριθμ. 52/2006 του Β’ Τμήματος του Ν.Σ.Κ., υπάρχει η δυνατότητα συναινετικής μερικής λύσης μισθώσεων με ανάλογη μείωση του μηνιαίου μισθώματος, εάν τούτο είναι εφικτό αναλόγως των αναγκών των προς στέγαση Υπηρεσιών. Στις περιπτώσεις αυτές, οι χώροι που θα διατηρεί το Δημόσιο, πρέπει να διαθέτουν αυτοτέλεια και όλες τις προϋποθέσεις με τις οποίες είχε συναφθεί η αρχική μίσθωση (πρόσβαση, ασφάλεια, ηλεκτροδότηση, υδροδότηση, διευκολύνσεις ΑμΕΑ κλπ), οι δε χώροι που θα παραδίδονται ελεύθεροι στους ιδιοκτήτες με σχετικό πρωτόκολλο απόδοσής τους, θα πρέπει να μπορούν να λειτουργούν ανεξάρτητα από τους διατηρούμενους από το Δημόσιο χώρους, ώστε να αποφευχθεί η έγερση αξιώσεων από τους εκμισθωτές λόγω παρεμπόδισης της χρήσης του τμήματος του μισθίου που θα τους αποδοθεί.

4) Με τις διατάξεις της παραγράφου 6 του άρθρου 42 του ν.4024/2011, προστέθηκαν νέες διατάξεις στο ν.3130/2003, με τις οποίες δίνεται η δυνατότητα στο Δημόσιο να προβαίνει σε αζήμια λύση μισθώσεων ακινήτων που στεγάζουν Υπηρεσίες του, στις περιπτώσεις που οι Υπηρεσίες αυτές συστεγαστούν σε άλλο κατάλληλο ακίνητο του οποίου το μίσθωμα θα είναι κατά 50% τουλάχιστον μικρότερο του συνόλου των ήδη επί μέρους καταβαλλόμενων μισθωμάτων για τις ίδιες Υπηρεσίες προ της συστέγασής τους. Στις περιπτώσεις αυτές, απαιτείται εισήγηση του Προϊσταμένου Οικονομικών Υπηρεσιών του οικείου φορέα για την δημοσιονομική σκοπιμότητα της συγκέντρωσης της στέγασης των Υπηρεσιών, έγκριση του Υπουργού Οικονομικών και του κατά περίπτωση αρμόδιου Υπουργού, ακολουθείται δε η διαδικασία που ορίζεται στις υπόψη διατάξεις.

5) Τέλος, με τις διατάξεις της παραγράφου 1 του άρθρου 43 του ν.4071/2012 (Α΄ 85), προστέθηκε η παράγραφος 1Α μετά την παράγραφο 1 του άρθρου 19 του ν.3130/2003, με βάση την οποία το Δημόσιο έχει πλέον τη δυνατότητα να καταγγείλει τη μίσθωση με την καταβολή αποζημίωσης στον εκμισθωτή, όταν αυτό κρίνεται οικονομικά επωφελές, χωρίς να συντρέχουν οι προϋποθέσεις πρόωρης αζήμιας λύσης του άρθρου 19 του ν.3130/2003.

(Δ) Κατόπιν των ανωτέρω, παρακαλούμε να προβείτε άμεσα στις απαραίτητες ενέργειες, αποστέλλοντας προς όλους τους φορείς των οποίων οι Δημόσιες Υπηρεσίες στεγάζονται σε μισθωμένα ακίνητα, έγγραφο σύμφωνα με το συνημμένο υπόδειγμα. Με το έγγραφο αυτό, ζητείται από τους φορείς να σας αποστείλουν επικαιροποιημένα στοιχεία για κάθε μίσθωση, που θα περιλαμβάνουν για κάθε ακίνητο την διεύθυνσή του, την επιφάνεια των χώρων που μισθώνονται, τον τίτλο των στεγαζόμενων Υπηρεσιών, την οργανική σύνθεση των Υπηρεσιών, τον αριθμό των υπηρετούντων υπαλλήλων, τις τυχόν επικείμενες μεταβολές στη διάρθρωσή τους, καθώς και τις παρατηρήσεις της Υπηρεσίας για την διαθεσιμότητα μη χρησιμοποιούμενων χώρων. Στην περίπτωση κεντρικών Υπηρεσιών φορέων του Δημοσίου που στεγάζονται σε διάφορα ακίνητα, δύναστε να απευθύνεστε στην προϊσταμένη αρχή των Υπηρεσιών αυτών, ώστε να διευκολυνθείτε στη συλλογή και αξιοποίηση των στοιχείων.

Τα ανωτέρω στοιχεία θα χορηγηθούν υπό μορφή πίνακα και προς τούτο, επισυνάπτεται στο έγγραφο για συμπλήρωση από τις Υπηρεσίες ή τους φορείς στους οποίους υπάγονται, πίνακας μισθωμένων ακινήτων στα οποία στεγάζονται οι Υπηρεσίες του φορέα και κτιριολογικό πρόγραμμα για κάθε μία Υπηρεσία. Για την κατάρτιση του κτιριολογικού προγράμματος, οι Υπηρεσίες θα πρέπει να χρησιμοποιούν τις παραμέτρους κατάρτισης των κτιριολογικών προγραμμάτων που εφαρμόζονται για τις υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών, όπως ήδη γνωρίζετε, δηλαδή :

-Ωφέλιμη επιφάνεια ανά υπάλληλο, 7,50τ.μ.
-Ωφέλιμη επιφάνεια γραφείου προϊσταμένου τμήματος, 12,50τ.μ.
-Ωφέλιμη επιφάνεια γραφείου υποδιευθυντή, 15,00τ.μ.
-Ωφέλιμη επιφάνεια γραφείου διευθυντή, 12,50τ.μ., πλέον 12,50τ.μ. για χώρο συνεργασίας.
-Επιφάνεια χώρων ενεργού αρχείου, παλαιού αρχείου και αποθηκευτικών χώρων, εκτιμάται κατά περίπτωση.
-Επιφάνεια αίθουσας συνεδριάσεων καθώς και χώρων αναμονής κοινού εκτιμάται κατά περίπτωση, έχοντας ενδεικτικά υπόψη ότι για τις Δ.Ο.Υ. ο χώρος αναμονής κοινού υπολογίζεται έως 5τ.μ. ανά υπάλληλο που εξυπηρετεί κοινό.
-Λοιπές ειδικές ανάγκες, εκτιμώνται κατά περίπτωση.

Με βάση τα παραπάνω στοιχεία που θα σας αποστείλουν οι στεγαζόμενες Υπηρεσίες, θα αξιολογήσετε για κάθε ακίνητο την επάρκεια ή την περίσσεια των υφιστάμενων μισθωμένων χώρων. Θα πρέπει δηλαδή να διαπιστώσετε την τυχόν θετική απόκλιση (προς τα επάνω) της ωφέλιμης επιφάνειας των υφιστάμενων μισθωμένων χώρων, από την ωφέλιμη επιφάνεια που είναι απαραίτητη για την κάλυψη των πραγματικών στεγαστικών αναγκών, όπως αυτή προκύπτει από τα κτιριολογικά προγράμματα, ώστε, σε συνεργασία με τις στεγαζόμενες Υπηρεσίες, να λάβετε αποφάσεις για την βέλτιστη εκμετάλλευση των διαθέσιμων μισθωμένων χώρων και να προτείνετε τις κατάλληλες μετακινήσεις Υπηρεσιών για να ελευθερωθούν οι μη χρησιμοποιούμενοι χώροι.

Για να υλοποιηθούν οι αποφάσεις αυτές, θα συγκαλέσετε την Επιτροπή Στέγασης η οποία κάνοντας χρήση των διατάξεων που προαναφέρθηκαν στην παρούσα εγκύκλιο, θα γνωμοδοτήσει κατά περίπτωση για τις απαραίτητες ενέργειες. Στη συνέχεια, θα προωθήσετε την διαδικασία σύμφωνα με τις διατάξεις του ν.3130/2003 για να εκδοθούν οι σχετικές αποφάσεις από τον Γενικό Γραμματέα Αποκεντρωμένης Διοίκησης, με τελικό στόχο να λυθούν οι μισθώσεις των χώρων που δεν θα είναι πλέον απαραίτητοι και θα φροντίσετε να αποδοθούν οι χώροι αυτοί στους ιδιοκτήτες με πρωτόκολλο απόδοσης, για να διακοπεί η καταβολή μισθωμάτων από το Δημόσιο.

Τέλος σας επισημαίνουμε ότι, με ευθύνη των προϊσταμένων των Κτηματικών Υπηρεσιών, για κανένα αίτημα Υπηρεσίας για μίσθωση ακινήτου δεν θα συγκαλείτε την Επιτροπή Στέγασης να γνωμοδοτήσει για την αναγκαιότητα της μίσθωσης (άρθρο 6 του Ν.3130/2003), αν οι Υπηρεσίες δεν σας έχουν αποστείλει τα προαναφερθέντα στοιχεία, τα οποία θα συνεκτιμώνται με ευθύνη των Επιτροπών Στέγασης στις γνωμοδοτήσεις τους για την αναγκαιότητα ή μη της μίσθωσης νέων χώρων σε συνδυασμό με τις λοιπές απαιτήσεις των διατάξεων της παραγράφου 3 του άρθρου 6 του ν.3130/2003.

Οι Κτηματικές Υπηρεσίες, παρακαλούνται να ενημερώσουν την Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών και Στέγασης για την πορεία εκτέλεσης των ανωτέρω, μετά τη λύση των σχετικών μισθώσεων και την απόδοση των ακινήτων στους εκμισθωτές, προκειμένου για την επικαιροποίηση των στοιχείων του ηλεκτρονικού αρχείου που διατηρεί η Υπηρεσία μας. Η παρούσα εγκύκλιος, σας αποστέλλεται και ηλεκτρονικά, ώστε να διευκολυνθείτε στη χρήση των συνημμένων εγγράφων και πινάκων.

Η ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΤΡΙΑ
ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΣ ΚΑΙ ΕΘΝΙΚΩΝ ΚΛΗΡΟΔΟΤΗΜΑΤΩΝ
ΑΓΛΑΪΑ Σ. ΒΑΣΙΛΟΠΟΥΛΟΥ